In twee weken hebben we onze losse tools verbonden tot één systeem. Het chat met onze ERP-data, bouwt offertes op vanuit projectgegevens, zet meetings om in taken en verwerkt supporttickets met de juiste projectcontext erbij. Dit artikel beschrijft hoe we dat hebben aangepakt.
01 - Koop de fundering, bouw de verbinding
Vijf jaar geleden was een koppeling tussen twee systemen een project met een budget en een leverancier. Vandaag is het integreren van systemen vaak plug and play, en wordt het werk geautomatiseerd door AI-agents.
Elke SaaS-tool lost een deelprobleem op en brengt er drie mee terug: een login, een datasilo en een integratie die iemand moet onderhouden. Wij kopen daarom bewust de fundering, en bouwen zelf de laag erboven.
02 - De fundering: onze toolkeuzes
Onze fundering bestaat uit systemen die we bewust kiezen op integreerbaarheid.
Odoo Cloud als ERP-backbone. De volledige cyclus van offerte tot opdracht, projectmanagement en facturatie is georganiseerd in Odoo. Het grote voordeel: Odoo is modulair en enorm integreerbaar. Daardoor kunnen we eenvoudig custom koppelingen bouwen, chatten met onze ERP-data, rapportages op maat genereren voor financiële opvolging, eigen timetracking inbouwen, en klantenportalen inrichten zoals wij ze willen.
Claude-ecosysteem voor code, co-work en design. Claude ondersteunt ons bij development, conceptueel werk en ontwerpen. Claude Code helpt ons sneller van idee naar werkende oplossing te gaan, zonder telkens een volledige klassieke ontwikkelcyclus te moeten doorlopen.
Notion voor kennis en voorbereiding. Alle tekstuele documenten komen samen in Notion, en zijn het digitale brein van onze organisatie. We gebruiken realtime transcripties van meetings, ondersteuning bij het schrijven en verbeteren van teksten, en zelfs slidegeneratie op basis van inhoud. Notion integreert bovendien vlot met MCP en dus ook met tools zoals Claude, waardoor content beweegt tussen de systemen.
Google Drive voor documentbeheer. Google Drive blijft onze centrale plek voor documenten, ondersteund door Gemini en gekoppeld met de andere tools.
Plaud als fysiek opnametoestel. Plaud is gekoppeld via MCP en op die manier raadpleegbaar via de andere tools. Van elke meeting hebben we de ruwe opname, de transcriptie en een AI-samenvatting op één centrale plek.
Slack voor teamcommunicatie. Slack is verbonden met alle bovenstaande systemen en fungeert als snelle communicatielaag voor het team. Via Claude Tag kunnen we binnen onze teamkanalen Claude-agents coördineren.
De fundering ligt daarmee vast. De laag erboven bouwden we zelf.
03 - Litecycle OS: de kern
Bovenop die fundering ligt Litecycle OS, ons eigen besturingssysteem. Het brengt alle bronnen samen in één kern, waaraan we de systemen koppelen die we nodig hebben. Het resultaat is data mét context, die elke dag groeit en waarop elk onderdeel kan connecteren.
Wat er vandaag op draait:
-
Chatten met onze data, over systemen heen. Een vraag over marges, projectstatus of wat er precies is afgesproken met een klant loopt via één interface, met data uit verschillende systemen: ERP-data, meeting notes, mailbox en andere bronnen.
-
Proposal- en pitchgeneratie. Offertes en pitch decks worden van hieruit opgebouwd: on-brand, vanuit de projectgegevens die al in het systeem zitten. Wat vroeger een halve dag opmaakwerk was, wordt nu herleid tot klantspecifiek bijsturen en reviewen.
-
To-do-orchestratie. Een agent leest agenda, mailbox en persoonlijke notities, en zet die om in een werkbare takenlijst. Je geeft KPI’s en doelstellingen mee, zodat prioriteiten in taken worden gelegd op basis van wat het meeste impact heeft.
-
Contentgeneratie. Blogposts, LinkedIn-content en klantcommunicatie worden voorbereid binnen onze merkstijl, met projectdata en meeting notes als input. We starten dus niet langer van een leeg blad.
-
Onze eigen website. Die is gebouwd met Claude Code op een moderne stack met headless CMS, volledig in eigen beheer.
04 - Wat het oplevert
-
Lagere overhead. Geen handmatige informatieoverdracht tussen tools. Minder tijdverlies door versnippering.
-
Snellere en kwalitatievere output. Automatisch van vergadering naar samenvatting en actiepunten. Van projectdata naar offerte zonder opmaakwerk. Data uit verschillende bronnen zit niet langer verspreid, maar is centraal raadpleegbaar.
-
Meer wendbaarheid. Als onze noden veranderen, passen we onze systemen zelf snel aan.
05 - Het geheugen is het trage deel
De koppelingen stonden er in twee weken. Wat erdoor stroomt, heeft jaren nodig.
Een AI-systeem kan enkel redeneren op wat is opgeschreven. Wat in hoofden, telefoongesprekken en wandelgangen zit, bestaat niet voor het model. Dat klinkt evident tot je het probeert. De meeste organisaties die vandaag “iets met AI” willen doen op hun eigen data, ontdekken dan pas dat er nauwelijks data is. Duizenden mails, maar geen enkele beslissing die ergens gemotiveerd staat.
Daarom zit er een opnametoestel in onze stack en wordt elke meeting getranscribeerd. Niet omdat we die transcripties herlezen, maar omdat ze er over twee jaar nog staan. Dezelfde reden waarom offertevoorbereiding, projectopvolging en de redenering achter een keuze in Notion terechtkomen in plaats van in een gesprek.
Een kennisbasis van jaren bevat de context van elk project, elke klantafspraak en elke keuze die je ooit maakte. Wordt die kennisbasis gestructureerd, doorzoekbaar en bevraagbaar voor een AI-agent, dan zit daar het rendement. Dat verschil haal je later niet in door harder te werken, enkel door vroeger begonnen te zijn.
06 - Wat dit betekent voor jouw organisatie
De concrete toolkeuzes hierboven zijn gebaseerd op onze context. Maar de denkwijze is kopieerbaar en relevant voor elke organisatie:
- Kies systemen op integreerbaarheid, niet alleen op functionaliteiten.
- Bouw de verbindende laag zelf. Daar zit het onderscheid, niet in de tools eronder.
- Begin klein, meet het resultaat en breid uit per proces.
Het koppelen kost je een week. Het geheugen begint vandaag.
Benieuwd waar dat bij jou begint? Plan een gesprek van 30 minuten.