Phimex verwerkt douanedossiers 70% sneller met AI
Van 10 tot 15 minuten naar 2 tot 5 minuten per dossier.
- 2 tot 5 minuten per dossier, voorheen 10 tot 15
- 300+ dossiers per maand via de AI Document Processor
- Live binnen 3 maanden na de kick-off
Phimex Douane Expediteurs is een onafhankelijke, neutrale douane-expediteur in Waddinxveen. Het team handelt import, export en transit af en helpt klanten met NVWA-keuringen, transport en oorsprongsdocumenten.
Samen met Softpak bouwde Litecycle voor Phimex een AI Document Processor. Die leest de documenten van een zending uit en zet het dossier klaar in Softpak.
De uitdaging: elk dossier begon met overtypen
Bij elke zending hoort een stapel documenten. Factuur, paklijst, cognossement, en afhankelijk van de goederen nog fytosanitaire, gezondheids- of vangstcertificaten. Digitaal of gescand, soms alles in één pdf, en elke leverancier met een eigen lay-out.
Medewerkers typten alles over: partijen, leveringsvoorwaarden, gewichten, containernummers, zegels, goederencodes. Een zending met vijf containers betekende vijf aangiftes. Eén dossier kostte al snel 10 tot 15 minuten, en elke fout kon de aangifte blokkeren.
Meer zendingen betekende dus meer typwerk. En minder tijd voor waar een douanespecialist echt voor dient: uitzonderingen beoordelen, controleren en klanten helpen.
De oplossing: AI doet het typwerk, de specialist beslist
De AI Document Processor neemt het overtypen over. De douanespecialist controleert en beslist wat naar het softwaresysteem gaat. De tool:
- herkent en scheidt de documenten van een zending, ook als ze in één scan zitten;
- leest de nodige velden uit, met per veld een betrouwbaarheidsscore en de bron: bestand, pagina en plek op het document;
- bouwt de zending op als één dossier, met per container een item en een aangifte;
- markeert twijfelgevallen, bijvoorbeeld een goederencode van de leverancier die niet overeenkomt met de juiste EU-code;
- stuurt het dossier na goedkeuring met één klik door naar het softwaresysteem (Softpak).
Correcties van het team worden teruggekoppeld. Zo sluit de verwerking steeds beter aan op de leveranciers, lay-outs en uitzonderingen van Phimex.
De aanpak: klein beginnen, hard meten
We startten met een pilotfase. Samen met Phimex brachten we zeven echte zendingen in kaart, van één factuur met één container tot gedeelde containers, luchtvracht en bestanden met tientallen facturen. De validatiefase focuste bewust op wat het vaakst voorkomt: zeevracht met één, twee of vijf containers.
Na een go/no-go volgde fase 2: productieklaar maken en toetsen op een referentieset van echte dossiers. De lat lag vooraf vast: minstens 90% van de kritische velden correct verwerken.
Binnen drie maanden na de kick-off ging de oplossing live. Phimex bracht de douanekennis, Softpak de kennis van het eigen platform, Litecycle de AI.
De resultaten
70% minder verwerkingstijd. Een dossier vraagt nu 2 tot 5 minuten in plaats van 10 tot 15. De resterende tijd gaat vooral naar het controleren van de uitgelezen gegevens.
Meer dan 300 dossiers per maand lopen vandaag via de AI Document Processor. Dat aantal groeit naarmate er meer documentstromen bijkomen.
Minder typfouten en herwerk. Handmatige invoer is grotendeels verdwenen, en daarmee het risico op fouten in aangiftes.
Waarom dit werkt
Een document uitlezen is het makkelijke deel. De echte complexiteit zit in de douanelogica. Welke goederencode geldt in de EU? Welke bescheiden horen bij welk product? Hoe verdeel je een zending over containers? En hoe komt dat allemaal foutloos in Softpak?
Daar maakt de combinatie van douanekennis, platformkennis en AI het verschil. Niet alleen data uit een document halen, maar data die meteen bruikbaar is in de dagelijkse dossierverwerking.
Phimex over de samenwerking
“Met de AI Document Processor van Litecycle verwerken we dossiers sneller, efficiënter en met een hoge nauwkeurigheid. Met de hervormingen in de douanewereld wordt digitalisering steeds belangrijker. Dankzij Litecycle bouwen we vandaag al aan de douaneprocessen van morgen.”
Amanda Boin, zaakvoerder, Phimex Douane Expediteurs
Typt jouw team nog facturen, paklijsten en certificaten over? Plan een gesprek van 30 minuten en we bekijken samen waar de tijdswinst zit.